Je werd coach om mensen te helpen, niet om eindeloos schemas te kopieren en WhatsApp-berichten te beantwoorden. Toch is dat precies waar veel coaches hun avonden mee vullen.
Uit onderzoek blijkt dat de gemiddelde personal trainer 8 tot 12 uur per week besteedt aan administratieve taken. Dat is bijna een volledige werkdag - tijd die je ook had kunnen besteden aan klanten, marketing, of gewoon... leven.
Het goede nieuws? Met de juiste aanpak kun je dit makkelijk halveren. En die extra uren? Die kun je investeren in het werven van nieuwe clienten.
Waar gaat je tijd eigenlijk naartoe?
Voordat je kunt automatiseren, moet je weten waar de lekken zitten. Dit zijn de grootste tijdvreters voor coaches:
1. Schemas maken en aanpassen
Elke klant een persoonlijk trainingsschema, handmatig in Excel of Word. Wijzigingen? Opnieuw opmaken en versturen.
2. Heen-en-weer communicatie
Kan ik verzetten? Wat moet ik eten voor het sporten? Heb je mijn bericht gezien? De eindeloze berichtenstromen via WhatsApp, mail en Instagram.
3. Voortgang bijhouden
Spreadsheets met gewichten, fotos in verschillende mappen, notities in je telefoon. Zoeken naar die ene meting van drie maanden geleden.
4. Planning en boekingen
Afspraken inplannen, herinneren, verzetten. De agenda-tetris die nooit ophoudt.
5. Facturatie en betalingen
Facturen maken, versturen, opvolgen. De betaling komt eraan - klinkt bekend? Lees ook wat je kunt verdienen als coach en waarom efficiëntie cruciaal is.
Herkenbaar? Dan is het tijd om te automatiseren. Dit zijn ook typische fouten die startende coaches maken.
5 manieren om direct tijd te besparen
1. Werk met templates - voor alles
Het wiel opnieuw uitvinden is tijdverspilling. Maak templates voor:
- Trainingsschemas per doelgroep (afvallen, spiermassa, revalidatie)
- Intake formulieren die klanten zelf invullen
- Welkomstberichten voor nieuwe klanten
- Check-in vragen voor wekelijkse voortgang
- Veelgestelde vragen als snelle antwoorden
Een keer goed opzetten, daarna alleen nog personaliseren waar nodig.
Tijdwinst: 1-2 uur per week
2. Centraliseer je klantenbeheer
Stop met de chaos van losse systemen: WhatsApp voor berichten, Excel voor schemas, Google Drive voor fotos, Agenda voor afspraken, Mollie voor betalingen.
Hoe meer plekken, hoe meer je moet zoeken en synchroniseren.
Een platform waar alles samenkomt betekent:
- Direct overzicht per klant
- Geen informatie kwijt
- Makkelijker overdragen bij ziekte
Benieuwd hoe dat werkt? Lees: Wat is een coachingsplatform?
Tijdwinst: 1-2 uur per week
3. Automatiseer check-ins en herinneringen
Je hoeft niet elke maandag handmatig te vragen Hoe ging je week?
Stel automatische check-ins in:
- Wekelijkse voortgangsvragen automatisch versturen
- Herinneringen voor sessies 24 uur van tevoren
- Follow-ups na no-shows automatisch
Je klanten voelen zich gezien, jij hoeft er niet aan te denken.
Tijdwinst: 30-60 minuten per week
4. Laat klanten zelf plannen
Waarom zou je heen en weer appen over beschikbaarheid als je klant gewoon zelf kan boeken?
Met een online boekingssysteem:
- Zie je beschikbare slots
- Boekt de klant zelf
- Krijgen jullie beiden automatisch bevestiging
- Worden afspraken direct in de agenda gezet
Werkt ook voor verzetten - zonder dat jij eraan te pas komt. Dit is een van de redenen waarom online coach worden zo aantrekkelijk is.
Tijdwinst: 1 uur per week
5. Automatiseer betalingen volledig
Handmatig factureren is 2015. In 2026 regel je het zo:
- Automatische incasso voor abonnementen
- Pakketbetalingen vooraf
- Herinneringen bij openstaande facturen
- Overzicht van wie wat betaald heeft
Geen awkward gesprekken over geld, geen eindeloos opvolgen.
Tijdwinst: 30-60 minuten per week
De totale rekening
Templates: 1-2 uur | Centraal systeem: 1-2 uur | Auto check-ins: 30-60 min | Self-service booking: 1 uur | Auto betalingen: 30-60 min
Totaal: 4-7 uur per week
Dat is een halve werkdag. Per week. Elke week.
Hoe begin je?
Week 1: Maak 3 basis templates (schema, intake, welkomstbericht)
Week 2: Kies een platform en verplaats je eerste 5 klanten
Week 3: Zet automatische check-ins aan
Week 4: Activeer online booking
Binnen een maand draait het. En die 5 uur? Die zijn van jou.
Net beginnen met online coaching? Lees eerst: Online coachen voor beginners: wat heb je nodig?
Twijfel je nog of coaching iets voor jou is? Bekijk het verschil tussen coach en personal trainer.
De juiste tool maakt het verschil
Met Coachio krijg je alles op een plek: klantbeheer, schemas, communicatie, planning en betalingen. Specifiek gebouwd voor coaches in Nederland.
Klaar om 5 uur per week terug te winnen?
